Personas Naturales y Juridicas obligadas

Desaparecen los pequeños informantes del formato 1002, ahora a informar todos los formatos como cualquier gran empresa, si cumple cualquiera de las siguientes condiciones:

• Es gran contribuyente
• Tuvo ingresos propios por más de 500 millones en el año 2010 (sume cuentas 41 y 42)
• Recibió ingresos para terceros en el año 2011 que al sumarlos con los ingresos propios superen los 500 millones (sume cuentas 28, 41, 42 al finalizar este año)
• Como agente retenedor de renta e iva hace retenciones en el 2011 por más de 3 millones
• Creo empresa en el 2011 y se beneficia de la ley 1429
• Su empresa es consorcio, unión temporal, mandatario, contratista, operador minero o tiene títulos
  mineros.
• Mejor dicho todo mundo a informar.

Cambios en formatos

Las especificaciones técnicas de los formatos 1001 1005 1006 1007 1010 cambiaron la forma de reportar la información. En especial el formato 1001 Pagos o Abonos en cuenta y Retenciones efectuadas requiere una recopilación especial de información para informar 9 valores (campos numéricos) en lugar de los 2 que se reportaban.

Formatos que desaparecen

Los formatos 1002 1015 1042 1047 1053 y 1057 de Retenciones efectuadas desaparecen y se integran en los formatos correspondientes de Pagos o Abonos en Cuenta. Esta modificación implica un cambio riguroso en la forma de registrar los costos y gastos para aplicar todos los cálculos de iva , retenciones renta, retenciones iva y naturaleza del costo o gasto deducible o no deducible. Como se darán cuenta ningún programa de contabilidad en Colombia está preparado para este cambio.

Nuevos Formatos

La DIAN tenia descuidado un ítem de información que ya estaba previsto en el literal g.) del Artículo 631 del Estatuto Tributario: Los ingresos recibidos para terceros. Para el efecto se agrega el FORMATO 1647 en el Art. 17 de la Resolución 11429, este tiene gran efecto en el número de empresas que registran como ingreso solo la parte que les queda como utilidad en alguna negociaciones como: contratos de licenciamiento, intermediarios comerciales, agentes de aduana, distribuidores, mandatarios, y aquellas que descuentan fletes a los productores (Sector de la Industria Láctea), quienes ahora deberán informar el valor descontado para cada tercero, pero reportando individualmente cada tercero por el nit del proveedor a quien se le hizo el descuento, esta situación obliga a registrar el hecho económico con dos (2) Nit de terceros, asimilando la contabilidad a la que deben registrar los que manejan contratos de mandato o fiducia. (Quien está preparado para eso?)

Nuevos Conceptos

Como si lo anterior fuera poco, y si únicamente tenemos en cuenta los 12 Formatos que debíamos presentar anualmente (ahora 11+ el 1647 para algunos), la DIAN en su Resolución 11429 aumento los conceptos que se incluyen en cada Formato; ejemplo: el Formato 1001 paso de tener 57 conceptos a 86, el Formato 1004 de 12 a 17, el Formato 1009 de 9 a 11 y los Formatos 1011+1012 de Declaraciones Tributarias de 76 a 153 es decir 113 nuevos conceptos los cuales exigirían la creación de muchas nuevas cuentas PUC para poder encontrarlos en la Contabilidad.

Mayor control contable y documentario

los conceptos 5055 y 5056 requieren un Manejo estricto de Viáticos y Gastos de Representación en especial su deducibilidad y registros de iva no deducible y retenciones asumidas, y que decir de la Caja Menor (será el dolor de cabeza de los contadores)

Menor posibilidad de ajustes contables

La información ahora debe fluir con mayor exactitud y con valores anexos correlacionados, vea el cambio de los gastos diferidos que ahora se deben discriminar en los nuevos conceptos: 5029 5030 5031 5032 5033 5034 5035.

Nuevos registros de los terceros

Se agrega la necesidad de registrar en cada tercero el tipo de responsable de IVA incluyendo el grupo de "IVA a personas no domiciliadas" para poder discriminar los IVA deducibles y asumidos, así como la retención IVA, al formar los grupos de terceros para reportar en cada concepto del formato 1001

Nueva forma de llevar contabilidad

Para cumplir cabal y formalmente con la obligación de presentar información exógena y facilitar la recopilación de información a través de programas altamente especializados en información tributaria como "Medios Magnéticos de ARCO 2012", se requiere de programas que no solo "revelen el hecho económico" sino que también tengan la capacidad de "revelar el hecho fiscal", con los nuevos registros de IVA, retención renta, retención IVA, tercero adicional y deducibilidad, en cada concepto de gasto o costo, incluso cuando se reparten por centro de costos, en el momento de la causación

Plazos de presentación

Sugerencias para facilitar los medios magnéticos

1. Comparta este documento con su contador y/o Revisor Fiscal
2. Reúnase con su departamento contable para discutir el impacto de la Resolución 11429 en el manejo de los registros contables de su empresa y para fijar algunas políticas que protejan a la empresa en el "cruce de información" que hará la DIAN con su información.
3. Capacite a su personal a través de Seminarios y libros sobre el tema (Recomiendo el libro y seminario de María del Pilar Roa Páez de la empresa CIJUF).
4. Planee con anticipación el trabajo, recuerde que en Marzo inician los vencimientos del plazo para presentar información (2 o más meses antes que este año), recuerde que la obligación y las multas son de la Empresa, no del Contador ni del Dpto de Contabilidad.
5. Prevea la necesidad de cambiar políticas, software contable y administrativo, pero asegúrese de tener claridad en las necesidades de su empresa, prepare con su personal unos términos de referencia para detallar las cualidades que debe tener una aplicación que responda a la legislación actual. Consulte nuestros planes inmediatos y nuestra garantía tecnológica de actualización.
6. No termine el año 2011 con cheque post-fechados o sin entregar, Ud reportara que no le debe nada a muchas empresas, estas reportaran que si se les debe; esta inconsistencia le acarreara posibles citaciones para explicar las diferencias.
7. Pague la Nómina dentro del mismo mes de Diciembre, recuerde que al trabajador solo le puede reportar "lo efectivamente pagado"
8. Exija que su declaración de renta se prepare basada en los Medios Magnéticos y no al contrario, la DIAN anticipo Medios 2012 posiblemente con ese propósito, esta es la lógica: primero lo particular y luego lo general.
9. Consulte y asesórese bien.